7. Vedtak, utbetaling, tilbakebetaling og arkivering
7.1 Vedtak
Når statsforvalteren har behandlet søknadene om stimuleringstilskudd, skal det fattes vedtak i Agros. Vedtaket kan være å innvilge hele eller deler av søknaden, avslå den eller avvise den.
Agros produserer vedtaksbrev automatisk ved at informasjon som saksbehandler legger inn i Agros, blir flettet inn i en felles brevmal. Brevmalene i Agros er utformet i samsvar med kravene i Reglement for økonomistyring i staten (økonomireglementet).
Saksbehandler sender vedtaket til godkjenning i Agros. Vedtaket skal godkjennes av en ansatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Samme person kan ha rollen som saksbehandler og godkjenner, men Agros tillater ikke at samme person saksbehandler og godkjenner samme vedtak. Vedtaksbrevet blir sendt til søkers Altinn-postboks automatisk idet vedtaket blir godkjent.
7.2 Utbetaling
Tilskuddet utbetales i sin helhet så snart statsforvalteren har godkjent vedtaket i Agros, dvs. så snart vedtak fattes. Vedtak fattes normalt et stykke inn i budsjettåret, og full utbetaling når vedtaket fattes er nødvendig for å sikre at midlene kan brukes innen årets slutt og at formålet med tilskuddet oppnås. Utbetaling i flere rater er derfor ikke hensiktsmessig for denne ordningen.
Tilskuddsbeløpet sendes til utbetaling umiddelbart etter godkjenning, og overføres normalt til søkerens bankkonto innen én uke.
7.3 Tilbakebetaling
Midler som kommunene ikke har brukt opp i det kalenderåret de er tildelt for, skal statsforvalteren kreve tilbakebetalt. Hvis kommunene ikke har brukt midlene i samsvar med vilkårene for å motta stimuleringstilskudd, kan statsforvalteren vurdere å kreve hele eller deler av tilskuddet tilbakebetalt.
Minstegrensen for beløp som innkreves ved tilbakebetaling av tilskudd er 500 kroner.
Statsforvalter skal etablere innkrevingsrutiner som sikrer tilbakebetaling.
Statsforvalteren fatter vedtak om tilbakebetaling i Agros via Oppgaver, Gjenåpne sak og Fatte nytt vedtak.
Vedtak om å kreve tilbake stimuleringstilskudd kan påklages, og statsforvalter må derfor opplyse om klageadgangen avslutningsvis i vedtaksbrevet. Det anbefales å bruke det samme avsnittet om klageadgangen som er brukt i vedtaket tilbakekrevingen knytter seg til.
7.4 Arkivering
Saksbehandlersystemet Agros tilfredsstiller ikke kravene til offentlig arkivsystem. Statsforvalteren må derfor sørge for journalføring og arkivering som oppfyller kravene i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv.
Agros er integrert mot SvarUt fra KS slik at Agros kan sende søknader med tilhørende dokumentasjon i form av vedlegg over til arkivering hos statsforvalteren via SvarUT.
Statsforvalter er ansvarlig for at eventuelle taushetsbelagte opplysninger skjermes i statsforvalteren arkivsystem.
Når saksbehandler tar en søknad tas til behandling, må saksbehandler legge inn arkivreferanse på saken i Agros. Saksbehandler finner arkivreferansen på saken i statsforvalterens arkivsystem. Arkivreferansen vil da bli lagt inn i vedtaksbrevet.