Rundskriv 2026/5

Kontroll med tilskuddsforvaltningen - veileder

Statlig tilskuddsforvaltning bygger på en klar og sammenhengende styringslinje, fra Stortingets bevilgninger til midlene når fram til mottaker. Departementet har det overordnede ansvaret for at tilskuddsordningene er riktig utformet og forsvarlig forvaltet. Dette ansvaret gjelder også når oppgaver og myndighet delegeres videre, i tråd med bevilgningsreglementet og økonomiregelverket. 

I landbrukssektoren er vedtaksmyndighet for mange ordninger delegert ut av staten. Dette krever tydelig rolle- og ansvarsfordeling mellom departementet, direktoratet, statsforvalter og kommunene. Hvert nivå må kjenne sitt ansvar, hvilke beslutninger de kan ta, og hvordan rapportering og oppfølging skal skje. 

Helheten i styringslinjen handler om at ansvar, beslutningsmyndighet, rapportering og kontroll følger en klar kjede fra departementet til kommunene. Hvert nivå har sitt definerte ansvar og skal utøve myndighet innenfor rammene som er gitt. Rapportering og oppfølging skjer hierarkisk, og kontrollansvaret følger delegasjonen. 

Delegasjonen innebærer at hvert nivå utøver myndighet innenfor gitte rammer og fører kontroll med neste nivå i forvaltningen av tilskuddene. Denne strukturen skal bygge opp under tillit, likebehandling og god måloppnåelse av Stortingets bevilgninger. 

Stortinget bevilger, Landbruks- og matdepartementet har ansvaret for å disponere gitte bevilgninger, Landbruksdirektoratet, statsforvalter og kommunene har forvaltningsoppgaver, departementet har overordnet kontrollansvar, direktorat og statsforvalter har kontrollansvar ovenfor neste nivå i linjen. Alle skal ivareta kontroll med egen forvaltning. All styring og kontroll må tilpasses risiko og vesentlighet. 

 I dette kapittelet gir vi en overordnet framstilling av roller og ansvar i delegert tilskuddsforvaltning. 

2.1 Hvorfor tydelige roller er avgjørende   

Erfaring viser at uklarhet om roller og myndighet ofte fører til feil, dobbeltarbeid og manglende etterlevelse av regelverk. Det er derfor avgjørende at hver instans har en klar forståelse av sitt ansvar og samhandler godt med de øvrige nivåene i forvaltningen. Tydelig avklaring av myndighet, roller og ansvar er en forutsetning for god tilskuddsforvaltning. 

Utfordringer oppstår særlig når ansvar og fullmakter ikke er tydelig definert eller tilstrekkelig forankret i organisasjonen. Det må derfor være klart hvem som har hvilke roller, og hvilket ansvar som følger med disse. Dette innebærer også at lederansvar i en linjeorganisasjon omfatter ansvar for at tilskudd forvaltes korrekt og i samsvar med gjeldende regelverk. 

Kort sagt: Når ansvar og roller er tydelig definert i hele forvaltningskjeden – fra Stortinget til kommunene – bidrar dette til en mer effektivt, rettferdig og forutsigbart.  

2.2 Fra Storting til departement  

Stortinget har den øverste myndigheten og vedtar lover, forskrifter og bevilgninger over statsbudsjettet. Når Stortinget bevilger midler til en tilskuddsordning, setter de de overordnede rammene for formål, målgruppe og økonomisk ramme.  

Departementet får ansvaret for å iverksette politikken Stortinget har vedtatt. Det innebærer å omsette politiske mål til praktisk styring. Departementet må derfor:  

• tolke og presisere Stortingets vedtak,  
• sørge for at bevilgningen brukes i tråd med lover og regler,  
• fastsette mål, kriterier og styringsparametere, og  
• etablere tydelige roller for de som skal forvalte ordningen videre.  

Departementet utøver styring gjennom tildelingsbrev, regelverk, instrukser og dialogmøter, og kan gi oppdrag til underliggende etater gjennom styringsdialogen. Disse dokumentene setter rammene for hvordan etatene skal forvalte midlene, rapportere og følge opp risiko. En tydelig ansvarsdeling her er avgjørende – departementet må vite hvilke beslutninger som skal tas på politisk nivå, og hvilke som kan delegeres til faglige etater.  

For at mål og rammer fra Stortinget skal forstås og følges opp gjennom hele styringskjeden, trenger departementet både å gi tydelige føringer samt et styringsopplegg som gir rom for faglig skjønn. Klare mål, presis kommunikasjon og god styringsdialog skaper retning og forutsigbarhet. Samtidig styrker etatenes handlingsrom, tillitsbasert oppfølging og tilpasning etter risiko og kompleksitet evnen til å finne treffsikre og effektive løsninger. Den gode styringen ligger i kombinasjonen av disse hensynene: faste prinsipper som sikrer helhet og politisk forankring, og fleksibilitet som gjør forvaltningen i stand til å løse oppdraget på en profesjonell og framtidsrettet måte. 

2.3 Landbruksdirektoratet  

Landbruks- og matdepartementet skal sørge for at tilskuddsordninger forvaltes på en effektiv, hensiktsmessig og forsvarlig måte, i tråd med kravene i økonomiregelverket. Når Departementet delegerer forvaltningsansvaret fra seg, beholder Departementet det overordnede ansvaret, og skal følge opp at den delegerte forvaltning gjøres i samsvar med lover, regler og fastsatte mål.  

Landbruksdirektoratet har fatt en faglig og operativ rolle av tilskuddsordningene. Dette innebærer at Direktoratet skal sørge for at midlene brukes i tråd med regelverket, og at ordningen fungerer etter hensikten. Dette omfatter:  

• Saksbehandling av søknader: sikre at søknader vurderes likt og etter fastsatte kriterier.  
• Kontroll og rapportering: følge opp at midlene brukes riktig, rapportere tilbake til Departementet, og håndtere eventuelle avvik.  
• Informasjon og veiledning: sørge for tydelig informasjon til søkere og til kommuner eller andre som mottar midler, slik at de vet hva som forventes.  

Direktoratet er bindeleddet mellom styringsnivået (Departementet) og gjennomføringsnivået (statsforvalter, kommuner, organisasjoner og foretak). Direktoratet skal ivareta både effektiv ressursbruk, rettssikkerhet og tillit. 

For å skape en god balanse mellom kontroll og brukervennlighet må Direktoratet ivareta både krav til forsvarlig forvaltning og behovet for en ordning som oppleves tilgjengelig og håndterbar for brukerne. Kontrollrutiner, tydelige krav og god dokumentasjon er nødvendig for å sikre riktige utbetalinger, likebehandling og tillit fra Departementet og Stortinget. Samtidig gjør forenklede prosesser, klart språk og rom for skjønnsutøvelse ordningen mer forståelig og mindre ressurskrevende – både for søkerne og forvaltningen. Den gode balansen oppstår når kontrollnivået tilpasses risiko og kompleksitet, slik at styring og trygghet kan gå hånd i hånd med tilgjengelighet og god brukeropplevelse, uten at måloppnåelsen svekkes.  

2.4 Statsforvalteren og kommunene  

Statsforvalteren er statens representant i fylket og fungerer som et viktig bindeledd mellom Landbruksdirektoratet og kommunene.  Rollen handler både om å følge opp, kontrollere og veilede kommunene, og om å bidra til at nasjonal politikk blir gjennomført på en ensartet og rettssikker måte. Statsforvalteren skal påse at kommunene forvalter tilskuddsordningene i tråd med regelverket, samtidig som de gir nødvendig faglig støtte og veiledning. Rollen krever en balansegang mellom kontroll og tillit – mellom å være en rettssikkerhetsgarantis og en samarbeidspartner for kommunene.  

I enkelte tilskuddsordninger har statsforvalteren også rollen som førsteinstans. Det betyr at de selv skal motta og behandle søknader, fatte vedtak og følge opp bruken av midlene. Denne rollen forutsetter tydelige styringssignaler og klare rammer, slik at praktiseringen av ordningene blir lik over hele landet. Samtidig gir den et nærhetsperspektiv, der statsforvalteren kan kombinere nasjonale føringer med innsikt i regionale forhold. 

Kommunene står som hovedregel for gjennomføringen av ordningene lokalt – de skal ta imot søknader, fatte vedtak og følge opp tiltak i sitt område. 

For å sikre at forvaltningen er både korrekt og effektiv, må det være tydelig:  

• Hva statsforalter og kommunen selv kan beslutte: hvilke vurderinger og prioriteringer som ligger innenfor deres myndighet. 
• Hva som krever rapportering til Direktoratet: hvordan statsforvalter og kommune skal dokumentere bruken av midler, og hvilke resultater som skal rapporteres oppover i styringslinjen.  

Når rollene er tydelig avklart – uansett om oppgavene ligger hos kommunen eller statsforvalteren som førsteinstans – skaper det forutsigbarhet og rettssikkerhet, samtidig som det gir rom for lokale og regionale vurderinger innenfor de nasjonale rammene. 

Samhandlingen mellom direktorat, statsforvalter og kommuner kan styrkes ved å kombinere tydelige nasjonale rammer med reelt rom for lokale vurderinger. Klare rutiner, standardiserte krav og felles digitale løsninger bidrar til lik praksis og trygg forvaltning, samtidig som tett dialog på tvers av nivåene sikrer at regelverket forstås og anvendes på en enhetlig måte. Når dette kombineres med mindre detaljstyring, mer målrettet oppfølging og tillit til at kommunene kjenner sine egne behov, skapes en samhandling som både ivaretar kontroll og gir handlingsrom. Den gode balansen oppnås når nasjonal samordning gir støtte og retning, mens kommunenes faglige skjønn og lokale erfaringer får plass i gjennomføringen.   

2.5 Tilskuddsmottakeren – gjennomføring og ansvar  

Tilskuddsmottakeren er siste ledd i styringslinjen fra Stortingets bevilgninger, via Landbruks- og matdepartementet, Landbruksdirektoratet, statsforvalter og kommune. Hvordan mottakerens ansvar kommer til uttrykk, avhenger av hvordan den enkelte tilskuddsordningen er innrettet. 

I mange landbruksordninger er tilskuddene regelstyrte. Det søkes om tilskudd på gitte vilkår fastsatt i forskrift og jordbruksavtale, ofte med faste satser. Når vilkårene er oppfylt, innvilges tilskudd. For disse ordningene stilles det normalt ikke krav om gjennomføring av ny aktivitet eller etterfølgende rapportering. Dokumentasjon gis i søknaden, og forvaltningens oppfølging skjer gjennom kontroll av at vilkårene er oppfylt. 

For andre ordninger er tilskuddet knyttet til konkrete tiltak eller aktiviteter som skal gjennomføres etter at tilskudd er innvilget. Dokumentasjon på planlagte aktivitet og kostnader følger da søknaden, og behovet for rapportering i ettertid varierer med sikte på å kunne ivareta kontroll med om vilkårene for tilskuddet blir oppfylt. 

Uavhengig av ordningstype har tilskuddsmottakeren ansvar for å: 

• gi riktige og fullstendige opplysninger, 
• motta og bruke tilskudd i samsvar med gjeldende vilkår og regelverk, og 
• melde fra om feil, endringer eller avvik som kan ha betydning for tilskuddet. 

Tilskuddsforvaltningen bygger på tillit. Staten stiller midler til rådighet med forventning om at mottakerne forvalter dem redelig og i tråd med formålet. Samtidig har forvaltningen et ansvar for å sikre kontroll, likebehandling og forsvarlig oppfølging av midlene gjennom tydelige regler, klare krav og forutsigbare rutiner. 

En velfungerende ordning forutsetter at krav til dokumentasjon og etterprøvbarhet kombineres med klar kommunikasjon og tilgjengelig veiledning. Faste kriterier, systematisk arbeid med risiko og avvik og hensiktsmessige rapporteringsrutiner bidrar til effektiv forvaltning – både for tilskuddsmottaker og vedtaksmyndighet. Når kravene er forståelige og rammene tydelige, samtidig som det gis rom for nødvendig fleksibilitet innenfor forsvarlige rammer, styrkes tilliten til ordningen og grunnlaget for korrekt bruk av midlene.